Провести тендер — завдання, яке здається складним лише на перший погляд. Насправді все значно легше, якщо знати, з чого почати та як правильно організувати процес. Усього 5 простих кроків, і ви перетворите хаос у закупівлях на чітко сплановану систему. А зручний майданчик електронних закупівель SmartTender.biz зробить цей процес для вас максимально комфортним.
1. Визначте, що вам необхідно
Перший крок до успішних закупівель — це чітке розуміння своїх потреб. Запитайте себе: що саме потрібно закупити, у якій кількості, які вимоги до якості товарів чи послуг? Чим точніше ви зможете відповісти на ці питання, тим легше буде скласти вимоги для постачальників.
Також врахуйте строки поставки та бюджет, щоб уникнути непорозумінь із майбутнім виконавцем.
2. Зареєструйтеся в Smart Procurement
Як тільки ви визначилися з потребами, настав час знайти майданчик, де можна зручно створити тендер. Тут на допомогу приходить Smart Procurement від SmartTender.biz — зручний і перевірений інструмент для організаторів комерційних тендерів.
Процес реєстрації простий і не вимагає багато часу. Після створення облікового запису ви отримаєте доступ до всіх необхідних функцій для організації тендерів: від створення оголошення до вибору найкращої пропозиції.
3. Організуйте та проведіть тендер
Після реєстрації можна переходити до основної частини — організації тендеру. Підготуйте чітке оголошення з усіма вимогами, щоб потенційні постачальники розуміли, що від них очікується.
На цьому етапі варто звернути увагу на:
- правильне формулювання вимог і критеріїв оцінки;
- встановлення реалістичних строків подачі пропозицій;
- зручність комунікації з учасниками тендеру.
Smart Procurement дозволяє вам збирати заявки необхідних товарів/послуг з різних підрозділів компанії, групувати їх. Також завдяки інструменту можна зручно відстежувати статус поданих пропозицій та комунікувати з постачальниками у рамках тендеру.
4. Підпишіть договір із постачальником
Після вибору переможця необхідно укласти договір. Це важливий етап, адже саме в договорі фіксуються всі умови співпраці: строки виконання, обсяги поставки, вартість тощо. Не полінуйтеся перевірити всі пункти перед підписанням.
5. Отримайте товар та оплатіть виконання роботи
Завершальний крок — оплата та отримання товарів або послуг. Після цього можна сміливо підбивати підсумки закупівлі та оцінювати якість виконаної роботи.
Як бачите, провести тендер — це зовсім не складно, якщо дотримуватися чіткої послідовності дій. Використовуйте зручні інструменти, щоб спростити організацію тендерів та забезпечити прозорість усіх етапів закупівель.
Тож не відкладайте, починайте вже зараз і переконайтеся, що ваші закупівлі можуть бути легкими та результативними! А якщо у вас виникли питання — служба підтримки SmartTender.biz надасть кваліфіковані поради.
